INFORMATIVA PRIVACY – UTILIZZO SALA RIUNIONI
(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR)
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), l’Ordine fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali connessi alla richiesta di utilizzo della sala riunioni.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è l’Ordine delle Psicologhe e degli Psicologi dell’Emilia-Romagna (di seguito anche “Ordine”), in persona della Presidente LRPT, con sede in Strada Maggiore, 24 – 40125 Bologna, C.F. 92032490374, tel. 051 263788, fax 051 235363, e-mail: info@ordinepsicologier.it, PEC: in.psico.er@pec.ordpsicologier.it
2. Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO)
L’Ordine ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) contattabile ai seguenti recapiti. Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) è l’avv. Margherita Patrignani del Foro di Rimini.
Contatti: RPD@studiolegalepatrignani.it
3. Tipologie di dati trattati
Attraverso il modulo “Richiesta di utilizzo della sala riunioni” l’Ordine tratta:
– dati anagrafici e professionali dell’iscritto richiedente (nome, cognome, data e luogo di nascita, numero di iscrizione all’Albo, sezione);
– dati di contatto del richiedente (telefono cellulare, indirizzo e-mail);
– informazioni relative all’evento per il quale si richiede la sala(data, orario di inizio e fine, descrizione sintetica dell’attività, eventuale utilizzo di dotazioni);
– dati anagrafici e di contatto del Referente della Sicurezza indicato dal richiedente (nome, cognome, cellulare, indirizzo e-mail).
Per la compilazione del modulo non è richiesto il conferimento di categorie particolari di dati (es. dati relativi alla salute, convinzioni religiose o filosofiche, ecc.). L’Ordine invita espressamente a non inserire nei campi descrittivi informazioni riferite a pazienti o terzi identificati o identificabili o altri dati particolari non necessari.
4. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Gestione della richiesta di utilizzo della sala riunioni, inclusa:
Per le finalità di cui alle lett. a) e b), la base giuridica del trattamento è:
5. Provenienza dei dati
Il conferimento dei dati contrassegnati come “obbligatori” è necessario per poter istruire la richiesta e valutare la concessione della sala riunioni. Il mancato conferimento dei dati obbligatori comporta l’impossibilità di prendere in carico la richiesta.
7. Modalità del trattamento
I dati sono trattati, con strumenti cartacei ed elettronici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza (artt. 5 e 32 GDPR), con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e con accesso limitato al personale e agli organi dell’Ordine espressamente autorizzati.
8. Ambito di comunicazione dei dati
I dati possono essere trattati, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate, da:
• personale di segreteria autorizzato al trattamento e istruttori delle pratiche;
• componenti degli organi dell’Ordine eventualmente coinvolti nel procedimento (es. Consiglio nella valutazione delle richieste o di eventuali contestazioni);
• soggetti terzi che forniscono servizi di natura informatica/gestionale (es. manutenzione del sito web e delle piattaforme informatiche, servizi di hosting e gestione delle e-mail, fornitori di servizi cloud), nominati, ove richiesto, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
I dati non sono oggetto di diffusione al pubblico.
9. Trasferimento di dati verso Paesi terzi
Di norma i dati non sono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora, per esigenze tecniche (es. utilizzo di servizi cloud con server extra-UE), si rendesse necessario un trasferimento verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, l’Ordine si assicurerà che ciò avvenga nel rispetto degli artt. 45–49 GDPR, adottando le opportune garanzie (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari, ecc.).
10. Periodo di conservazione
I dati saranno conservati:
• per il tempo necessario a gestire la richiesta e l’eventuale utilizzo della sala;
• successivamente, per il periodo previsto dalla normativa in materia di conservazione degli atti e dal massimario di conservazione adottato dall’Ordine per i fascicoli relativi all’organizzazione e gestione degli spazi e delle attività istituzionali.
Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo eventuali ulteriori obblighi di conservazione derivanti da norme di legge o dalla necessità di tutelare i diritti dell’Ordine in sede giudiziaria.
11. Diritti degli interessati
Gli interessati (richiedente e Referente della Sicurezza) possono esercitare in qualsiasi momento, nei confronti dell’Ordine, i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, tra cui:
• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• diritto di cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento, nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
• diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritengano che il trattamento violi la normativa applicabile.
Per l’esercizio dei diritti è possibile contattare l’Ordine ai recapiti sopra indicati o il RPD/DPO all’indirizzo RPD@studiolegalepatrignani.it.
12. Assenza di processi decisionali automatizzati
Nell’ambito del trattamento dei dati per la gestione delle richieste di utilizzo della sala riunioni non sono adottati processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sugli interessati o che incidano in modo analogo significativamente su di essi, ai sensi dell’art. 22 GDPR.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è l’Ordine delle Psicologhe e degli Psicologi dell’Emilia-Romagna (di seguito anche “Ordine”), in persona della Presidente LRPT, con sede in Strada Maggiore, 24 – 40125 Bologna, C.F. 92032490374, tel. 051 263788, fax 051 235363, e-mail: info@ordinepsicologier.it, PEC: in.psico.er@pec.ordpsicologier.it
2. Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO)
L’Ordine ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) contattabile ai seguenti recapiti. Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) è l’avv. Margherita Patrignani del Foro di Rimini.
Contatti: RPD@studiolegalepatrignani.it
3. Tipologie di dati trattati
Attraverso il modulo “Richiesta di utilizzo della sala riunioni” l’Ordine tratta:
– dati anagrafici e professionali dell’iscritto richiedente (nome, cognome, data e luogo di nascita, numero di iscrizione all’Albo, sezione);
– dati di contatto del richiedente (telefono cellulare, indirizzo e-mail);
– informazioni relative all’evento per il quale si richiede la sala(data, orario di inizio e fine, descrizione sintetica dell’attività, eventuale utilizzo di dotazioni);
– dati anagrafici e di contatto del Referente della Sicurezza indicato dal richiedente (nome, cognome, cellulare, indirizzo e-mail).
Per la compilazione del modulo non è richiesto il conferimento di categorie particolari di dati (es. dati relativi alla salute, convinzioni religiose o filosofiche, ecc.). L’Ordine invita espressamente a non inserire nei campi descrittivi informazioni riferite a pazienti o terzi identificati o identificabili o altri dati particolari non necessari.
4. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Gestione della richiesta di utilizzo della sala riunioni, inclusa:
- ricezione e registrazione della domanda;
- verifica dei requisiti dichiarati (es. iscrizione all’Albo, regolarità contributiva, assenza di sanzioni ostative, conformità al Regolamento per l’uso della sala);
- valutazione e decisione dell’Ordine in merito alla concessione dell’utilizzo;
- organizzazione logistica dell’evento (prenotazione spazi, gestione dotazioni, eventuali comunicazioni operative al richiedente e al Referente della Sicurezza);
- gestione di eventuali contestazioni o responsabilità connesse all’utilizzo degli spazi.
Per le finalità di cui alle lett. a) e b), la base giuridica del trattamento è:
- art. 6, par. 1, lett. e) GDPR – esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito l’Ordine, in quanto ente pubblico non economico titolare delle funzioni istituzionali previste dalla legge 18 febbraio 1989, n. 56 e dalla normativa di settore;
- art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, in relazione agli obblighi di legge cui è soggetto l’Ordine (es. conservazione degli atti);
- nonché art. 2-ter del d.lgs. 196/2003 (Codice Privacy), in materia di base giuridica per trattamenti effettuati da soggetti che svolgono compiti di interesse pubblico.
5. Provenienza dei dati
- I dati anagrafici e professionali dell’iscritto richiedente possono essere prelevati dagli archivi dell’Ordine e resi visibili nel modulo in forma precompilata, con possibilità per l’interessato di aggiornare i dati di contatto.
- I dati del Referente della Sicurezza sono conferiti all’Ordine dal richiedente tramite il modulo online. Il richiedente si impegna a informare il Referente del contenuto della presente informativa e della comunicazione dei suoi dati all’Ordine.
Il conferimento dei dati contrassegnati come “obbligatori” è necessario per poter istruire la richiesta e valutare la concessione della sala riunioni. Il mancato conferimento dei dati obbligatori comporta l’impossibilità di prendere in carico la richiesta.
7. Modalità del trattamento
I dati sono trattati, con strumenti cartacei ed elettronici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza (artt. 5 e 32 GDPR), con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e con accesso limitato al personale e agli organi dell’Ordine espressamente autorizzati.
8. Ambito di comunicazione dei dati
I dati possono essere trattati, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate, da:
• personale di segreteria autorizzato al trattamento e istruttori delle pratiche;
• componenti degli organi dell’Ordine eventualmente coinvolti nel procedimento (es. Consiglio nella valutazione delle richieste o di eventuali contestazioni);
• soggetti terzi che forniscono servizi di natura informatica/gestionale (es. manutenzione del sito web e delle piattaforme informatiche, servizi di hosting e gestione delle e-mail, fornitori di servizi cloud), nominati, ove richiesto, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
I dati non sono oggetto di diffusione al pubblico.
9. Trasferimento di dati verso Paesi terzi
Di norma i dati non sono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora, per esigenze tecniche (es. utilizzo di servizi cloud con server extra-UE), si rendesse necessario un trasferimento verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, l’Ordine si assicurerà che ciò avvenga nel rispetto degli artt. 45–49 GDPR, adottando le opportune garanzie (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari, ecc.).
10. Periodo di conservazione
I dati saranno conservati:
• per il tempo necessario a gestire la richiesta e l’eventuale utilizzo della sala;
• successivamente, per il periodo previsto dalla normativa in materia di conservazione degli atti e dal massimario di conservazione adottato dall’Ordine per i fascicoli relativi all’organizzazione e gestione degli spazi e delle attività istituzionali.
Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo eventuali ulteriori obblighi di conservazione derivanti da norme di legge o dalla necessità di tutelare i diritti dell’Ordine in sede giudiziaria.
11. Diritti degli interessati
Gli interessati (richiedente e Referente della Sicurezza) possono esercitare in qualsiasi momento, nei confronti dell’Ordine, i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, tra cui:
• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• diritto di cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento, nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
• diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritengano che il trattamento violi la normativa applicabile.
Per l’esercizio dei diritti è possibile contattare l’Ordine ai recapiti sopra indicati o il RPD/DPO all’indirizzo RPD@studiolegalepatrignani.it.
12. Assenza di processi decisionali automatizzati
Nell’ambito del trattamento dei dati per la gestione delle richieste di utilizzo della sala riunioni non sono adottati processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sugli interessati o che incidano in modo analogo significativamente su di essi, ai sensi dell’art. 22 GDPR.