INFORMATIVA PRIVACY- ISCRIZIONE AGLI EVENTI FORMATIVI

Con la presente informativa l’Ordine degli Psicologi della Regione Emilia-Romagna, in qualità di Titolare del trattamento, La informa sulle modalità e finalità con cui tratta i dati personali conferiti in occasione dell’iscrizione agli eventi formativi organizzati e/o accreditati dall’Ordine, nonché sui diritti che Le sono riconosciuti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

1.    TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento, in persona del legale rappresentante PT, è l’Ordine degli Psicologi dell’Emilia-Romagna, Codice Fiscale 92032490374, Strada Maggiore, 24 | 40125 Bologna, tel: 051.263788 fax: 051.235365, E-mail: info@ordinepsicologier.it | P.E.C.: in.psico.er@pec.ordpsicologier.it

2.    RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Titolare ha provveduto a nominare quale Responsabile per la protezione dei dati (RPD/DPO) l’Avv. Margherita Patrignani del Foro di Rimini, con Studio in Cattolica (RN), Via S. Allende n. 99, la quale può essere contattata alla casella di posta elettronica dedicata RPD@studiolegalepatrignani.it per le questioni relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti degli interessati.

3. CATEGORIE DI INTERESSATI E DATI PERSONALI TRATTATI
L’informativa si applica alle seguenti categorie di interessati:

• Iscritti all’ Ordine Psicologi che partecipano agli eventi formativi organizzati e/o accreditati dall’Ordine, inclusi gli eventi rientranti nel sistema della formazione continua e del rilascio dei crediti formativi professionali, nonché ad ulteriori iniziative formative di natura facoltativa o non strettamente connesse agli obblighi formativi previsti dalla normativa di riferimento;
• Iscritti ad altri Ordini/Collegi professionali o altri partecipanti esterni (di seguito, congiuntamente, “Partecipanti”) che si iscrivono agli eventi formativi dell’Ordine.

Il Titolare del trattamento raccoglie e tratta le seguenti categorie di Dati a Lei riferibili:

1. dati anagrafici e identificativi (e.g., nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, genere, categoria professionale, partita IVA, circoscrizione di appartenenza, tipo d'iscrizione, numero d'iscrizione Albo, data d'iscrizione, username);
2. dati di contatto (indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo e-mail, PEC, cellulare, recapiti telefonici, eventuale account sulla piattaforma di formazione a distanza);
3. dati correlati all’iscrizione all’evento formativo (e.g. quota di partecipazione selezionata, eventuali codici per la fatturazione elettronica, attestati di partecipazione, CFP maturati, eventuali credenziali di accesso alle piattaforme);
4. eventuali informazioni logistiche/organizzative (es. preferenze relative alla fruizione dell’evento, eventuali esigenze specifiche connesse all’accessibilità, ove comunicate).

Laddove per la gestione di specifiche esigenze (per es. richieste legate alla salute o alla disabilità ai fini dell’accessibilità logistica) vengano conferiti dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, tali informazioni saranno trattate esclusivamente se strettamente necessarie per soddisfare la richiesta, nel rispetto delle basi giuridiche previste dalla normativa (es. artt. 9, par. 2, lett. g) od h) GDPR e artt. 2-sexies e 2-septies D.lgs. 196/2003 e s.m.i.).

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E RELATIVA BASE GIURIDICA
a) Gestione delle iscrizioni e della partecipazione agli eventi formativi istituzionali (iscritti all’Ordine)

Per gli iscritti all’Ordine Psicologi, i dati personali sono trattati per:

• gestire le richieste di iscrizione e la partecipazione agli eventi formativi organizzati e/o accreditati dall’Ordine e rientranti nelle funzioni istituzionali dell’Ordine stesso;
• gestire il rilascio di attestati di partecipazione e la registrazione dei crediti formativi professionali (CFP), ove previsti dalla normativa e dalla regolamentazione di settore;
• promuovere e organizzare attività formative, anche di natura facoltativa o non strettamente connesse agli obblighi formativi, ma comunque rientranti nella funzione di aggiornamento e di promozione della cultura tecnica e professionale della categoria.

Base giuridica:

• art. 6, par. 1, lett. e) GDPR (“esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare”), in combinato disposto con l’art. 2-ter D.lgs. 196/2003 e con la normativa istitutiva e regolamentare degli Ordini professionali e della formazione continua e/o accreditata degli Psicologi;
• ove trattati dati appartenenti a categorie particolari (esigenze connesse all’accessibilità), art. 9, par. 2, lett. g) e/o h) GDPR e artt. 2-sexies e 2-septies D.lgs. 196/2003.

b) Gestione delle iscrizioni e della partecipazione agli eventi formativi per iscritti ad altri Ordini/terzi

Per gli iscritti ad altri Ordini/Collegie per gli altri Partecipanti esterni, i dati personali sono trattati per:

• dare corso alla richiesta di iscrizione e consentire la partecipazione agli eventi formativi organizzati dall’Ordine (in presenza o a distanza);
• fornire le informazioni connesse all’evento, inviare eventuali comunicazioni operative (es. cambi di orario, link di collegamento, materiali didattici, attestati di partecipazione).

Base giuridica:

• art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (“esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”).

c) Gestione Tecnica degli Eventi Formativi Erogati a Distanza (Webinar e FAD)
Per tutti i Partecipanti, i dati sono trattati per fornire la lezione attraverso piattaforme e-learning/webinar, inclusa la gestione della diretta streaming e la preparazione di materiali filmati o multimediali (es. power point, pdf) per la successiva fruizione protetta in modalità asincrona (VOD – video on demand) da parte degli iscritti autorizzati. Tale attività include la trattazione dei dati tecnici e delle interazioni del partecipante (es. audio, voce, eventuali contributi da sede remota o tramite chat) ove necessario per la didattica, l’interazione con il docente e la verifica della partecipazione effettiva, garantendo che l'accesso a tali risorse sia protetto tramite autenticazione (ID e password o link dedicato) al fine di minimizzare il pericolo di diffusione non autorizzata delle risorse multimediali.

Base giuridica:

• Per gli iscritti all’Ordine: art. 6, par. 1, lett. e) GDPR, in quanto il trattamento è necessario per la corretta erogazione dei servizi formativi istituzionali a distanza, rientrando nelle funzioni istituzionali dell’Ordine.
• Per gli iscritti ad altri Ordini/terzi: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, in quanto misura necessaria per l’esecuzione del servizio contrattualizzato di partecipazione all’evento online.

d) Adempimenti amministrativo-contabili e obblighi di legge
Per tutti i Partecipanti (iscritti all’Ordine e non), i dati possono inoltre essere trattati per:

• emissione e gestione di fatture, ricevute, pagamenti e ogni altra attività connessa alla gestione economico-amministrativa dell’evento;
• adempimento di obblighi fiscali, contabili e di altra natura previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria applicabile;
• eventuali obblighi di rendicontazione verso enti pubblici, organismi finanziatori o altri soggetti istituzionali, ove previsti.

Base giuridica:

• art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (“adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare”).

e) Comunicazione di ulteriori iniziative formative analoghe
L’Ordine potrà utilizzare i recapiti da Lei forniti per inviarLe comunicazioni relative ad ulteriori iniziative formative o eventi analoghi a quello al quale si è iscritto/a:

• per gli iscritti all’Ordine: nell’ambito delle funzioni istituzionali dell’Ordine e di promozione dell’aggiornamento professionale, in base all’art. 6, par. 1, lett. e) GDPR e art. 2-ter D.lgs. 196/2003;
• per gli altri Partecipanti: sulla base del legittimo interesse del Titolare alla promozione di servizi formativi analoghi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), ferma restando la possibilità per l’interessato di opporsi in qualsiasi momento all’invio di tali comunicazioni, secondo quanto previsto dall’art. 21 GDPR.

In ogni caso, Lei potrà opporsi facilmente e gratuitamente a tali comunicazioni scrivendo ai contatti del Titolare o utilizzando gli eventuali link/appositi strumenti messi a disposizione (es. “unsubscribe”).

5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

• Per gli iscritti all’Ordine, il conferimento dei dati necessari all’iscrizione e alla partecipazione all’evento è obbligatorio in quanto strettamente connesso all’esecuzione di compiti di interesse pubblico e all’espletamento delle funzioni istituzionali dell’Ordine; il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di procedere all’iscrizione e alla partecipazione all’evento e, ove applicabile, la registrazione dei relativi CFP.
• Per gli iscritti ad altri Ordini/terzi, il conferimento dei dati richiesti è necessario per la conclusione e l’esecuzione del contratto di partecipazione al corso; in mancanza, non sarà possibile procedere all’iscrizione.
• Il conferimento di eventuali dati ulteriori (es. informazioni su esigenze specifiche per l’accessibilità) è facoltativo, ma l’eventuale mancata comunicazione potrebbe rendere impossibile tener conto delle specifiche esigenze segnalate.

Si precisa che, nel caso di evento video-registrato, il consenso al trattamento delle immagini viene espresso:

• attraverso la compilazione di apposito modulo per le persone inquadrate in maniera sistematica (es. i docenti);
• attraverso l’atto volontario dell’interessato di recarsi presso le aule nei quali è stato attivato il servizio di registrazione video delle lezioni nei casi in cui il discente o persona presente in aula, ad esempio per interagire con il docente, venga inquadrato o la sua voce registrata (comprendendo anche contributi della sede remota nei casi di videoconferenze). Gli spazi soggetti a registrazione saranno chiaramente identificati.

6. MODALITA’ DI TRATTAMENTO
I suoi dati personali saranno trattati attraverso mezzi elettronici e/o archivi cartacei. Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR e mediante l'adozione delle adeguate misure di sicurezza previste. 
Il trattamento è svolto dal personale dell’Ordine appositamente autorizzato e istruito, nonché, ove del caso, da soggetti terzi nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
I Suoi dati non sono soggetti ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, né ad attività di profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR.

7. DESTINATARI DEI DATI E SOGGETTI TERZI
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i Suoi dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:

• fornitori di servizi informatici e telematici (es. piattaforme per la gestione delle iscrizioni, piattaforme di e-learning/webinar, provider dei servizi di newsletter o mailing);
• eventuali soggetti terzi incaricati della segreteria organizzativa degli eventi (es. Fondazioni o Associazioni collegate all’Ordine, società di servizi), nominati Responsabili esterni del trattamento;
• consulenti contabili, fiscali o legali dell’Ordine, nei limiti strettamente necessari;
• istituti di credito e sistemi di pagamento, per la gestione dei versamenti eventuali delle quote di partecipazione;
• enti o piattaforme nazionali competenti per la gestione e l’attribuzione dei crediti formativi professionali CFP/ECM per accreditamento, ove previsto dalla normativa di riferimento e nominati, se del caso, responsabili esterni del trattamento;
• autorità e soggetti pubblici cui la comunicazione dei dati sia obbligatoria per legge o regolamento.

In ogni caso, i dati non saranno diffusi, salvo quanto eventualmente previsto da specifiche disposizioni normative.
Qualora il trattamento comporti il trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, l’Ordine garantirà il rispetto delle condizioni di cui agli artt. 45 e 46 GDPR (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo o altre garanzie adeguate).

8. PERIODI DI CONSERVAZIONE
I dati personali saranno conservati secondo i seguenti criteri:

• dati relativi alla gestione dell’iscrizione e partecipazione all’evento: per il tempo strettamente necessario all’organizzazione dell’evento e alla gestione dei relativi adempimenti, compresa la gestione di eventuali reclami;
• dati relativi ai crediti formativi: per il periodo necessario ad attestare il corretto adempimento degli obblighi formativi, secondo quanto stabilito dalla normativa di settore e dai regolamenti nazionali e interni in materia di formazione continua;
• dati amministrativo-contabili (es. dati di fatturazione): per il periodo previsto dalla normativa civilistica e fiscale applicabile (in linea generale, 10 anni ai sensi dell’art. 2220 c.c.), fatti salvi ulteriori periodi di conservazione in caso di contenzioso o richieste delle Autorità.

Al termine dei periodi sopra indicati, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati in forma aggregata per finalità statistiche o storiche, ove consentito e nel rispetto della normativa applicabile.

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Nella Sua qualità di interessato, Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 GDPR, tra cui:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o di integrazione di quelli incompleti;
• diritto di cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), nei casi previsti dalla legge;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di opposizione al trattamento dei dati basato sull’art. 6, par. 1, lett. e) o f) GDPR, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, nonché diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati per finalità di invio di comunicazioni relative a iniziative formative analoghe.

Quando il trattamento sia basato sul Suo consenso (eventuali casi specifici), Lei ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per esercitare i Suoi diritti può rivolgersi al Titolare del trattamento, ai recapiti indicati al paragrafo 1, o al RPD/DPO indicato al paragrafo 2.
Qualora ritenga che il trattamento dei dati che La riguardano violi la normativa vigente, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito dell’Autorità (www.garanteprivacy.it), o di adire le competenti sedi giudiziarie.

10. DISPOSIZIONI FINALI
L’Ordine si riserva il diritto di modificare e/o aggiornare la presente informativa anche sulla base delle evoluzioni legislative e regolamentari della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, nonché a fronte di eventuali interventi delle competenti Autorità.